1. Pengumpulan Data Pribadi

JOB Tomori mengumpulkan data yang dicantumkan saat melakukan pengisian formulir digital untuk keperluan registrasi, absensi, dan administrasi selama pelaksanaan pekerjaan di JOB Tomori. Data pribadi ini mencakup segala informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Data pribadi yang dikumpulkan dapat mencakup sebagai berikut:

• Nama Perusahaan
• Nomor Payroll
• Posisi/Jabatan
• Email

2. Tujuan Pemrosesan Data

Data pribadi Anda akan digunakan hanya untuk keperluan berikut:

• Mengelola kehadiran dan kepesertaan Anda dalam proses bisnis.
• Menyediakan informasi terkait proses bisnis, termasuk materi, pengumuman, dan pembaruan, serta informasi lanjutan di masa depan.
• Memenuhi kewajiban administratif terkait proses bisnis.
• Menyusun laporan kehadiran untuk kebutuhan pelaporan perusahaan.

Data yang dikumpulkan akan digunakan sepenuhnya untuk keperluan proses bisnis yang sedang berlangsung.

Data Pribadi yang dikumpulkan dan informasi yang diperoleh sebagai hasil pengolahan data dipergunakan untuk kepentingan internal Perusahaan. Kepentingan penyebarluasan informasi di luar lingkup Perusahaan membutuhkan persetujuan terpisah.

Pemrosesan data dilakukan secara internal oleh JOB Tomori, tanpa melibatkan pihak ketiga.

3. Penyimpanan dan Keamanan Data

Fungsi ICT&DM berkomitmen untuk menjaga keamanan data pribadi Anda. Data akan disimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang untuk keperluan proses bisnis. Penyimpanan data dilakukan secara on premise, yakni pada server privat dengan akses terbatas dengan pengamanan siber berlapis yang dikelola oleh JOB Tomori.

4. Penghapusan, Penundaan, dan Penghentian Pemrosesan Data

Setiap subjek data pribadi memiliki hak untuk:

• Mengakses data pribadi ( Right to Access )
• Meminta perbaikan atas data yang tidak akurat ( Right to Rectification )
• Meminta penghapusan data pribadi ( Right to Erasure/Right to be Forgotten )
• Meminta penundaan atau penghentian pemrosesan data ( Right to Restriction of Processing )

Subyek data pribadi dapat mengakses data yang telah dikumpulkan dengan menghubungi pihak penyelenggara proses bisnis.

Penghapusan Data merujuk pada tindakan menghapus atau menghancurkan data pribadi secara permanen ketika data tersebut tidak lagi diperlukan untuk proses bisnis yang telah disetujui, atau ketika subjek data meminta agar data pribadi tersebut dihapus. Sesuai dengan UU No. 24 tahun 2012 tentang Kearsipan, JOB Tomori sebagai OBVITNAS yang mengelola data milik negara, menetapkan bahwa masa retensi data dan informasi sebagai bentuk hasil pengolahan data yang telah dikumpulkan akan disimpan sampai akhir periode berlangsungnya Production Sharing Contract 1997-2027 kecuali terdapat permintaan untuk penghapusan oleh subyek data pribadi yang ditandai dengan pengajuan Berita Acara dengan tata cara yang merujuk pada Prosedur Pengendalian Rekaman No TOMORI-HSE-PR-02-002.

Perbaikan atas data yang tidak akurat merujuk pada tindakan pemberitahuan kepada pihak pengendali data pribadi yang secara sadar dilakukan sebagai bentuk permintaan oleh subyek data pribadi dengan tujuan melakukan perbaikan data yang dilakukan secara sadar, jujur dan tanpa paksaan.

Penundaan Pemrosesan Data merujuk pada tindakan penghentian sementara pengolahan informasi dari data yang sudah terkumpul sesuai dengan kesepakatan tata waktu antara subjek data pribadi dengan JOB Tomori sebagai penyelenggara proses bisnis.

Penghentian Pemrosesan Data merujuk pada tindakan penghentian pengolahan informasi dari data yang sudah terkumpul sampai adanya persetujuan dari subjek data pribadi untuk memberikan kewenangan kepada JOB Tomori dalam melanjutkan proses pengolahan informasi.

Subjek data pribadi memiliki kewenangan terhadap JOB Tomori untuk meminta menghapus, menunda, dan menghentikan pemrosesan data pribadi yang telah terkumpul. Permintaan penghapusan, penundaan dan penghentian pemrosesan data pribadi merujuk UU No. 27 tahun 2027, Prosedur Pengendalian Rekaman No. TOMORI-HSE-PR-02-002, dan Prosedur Pengendalian Data & Informasi Digital No. TOMORI-BSD-PR-05-007.

5. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan privasi ini dapat berubah sewaktu-waktu untuk meningkatkan kualitas layanan perlindungan data pribadi secara digital. Informasi mengenai perubahan kebijakan perlindungan data pribadi dapat terjadi dikarenakan adanya perubahan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia, perubahan kebijakan Perusahaan, rekomendasi audit/studi, dan arahan dari pemegang saham (Pertamina SHU, SHU Region IV, & Medco Energi) serta regulator (SKK Migas & Kementerian ESDM).

Privacy Notice ini merupakan lampiran atas Prosedur Pengendalian Data & Informasi Digital No. TOMORI-BSD-PR-05-007 Revisi 1 tahun 2024.

6. Kontak

Informasi yang dikelola dan data pribadi yang dikumpulkan dalam proses bisnis ini berada di bawah pengelolaan penyelenggara proses bisnis sebagai pengendali data pribadi. ICT&DM JOB Tomori berperan sebagai pemroses dan penyimpan data pribadi yang bertanggung jawab atas integritas, keamanan dan keberlangsungan data.

Dengan melanjutkan pengisian absensi ini, setiap subjek data pribadi menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui pengumpulan dan penggunaan data pribadi sesuai dengan privacy notice perlindungan data pribadi JOB Tomori.

Pengendali data pribadi dalam proses ini:

1. Tuti Rustiawati – System & Procedure Analayst – Supply Chain Management
2. Arya Yudhistira – System & Planning Section Head – Supply Chain Management
3. Benny H Panjaitan – SCM Senior Manager – Supply Chain Management